2019年5月24日　第2回役員会　議事録

20190524　第２回役員会

2019/5/24（金）　19時～　中央文化センター

記：第一学童

（１）指導員採用基準の緩和について

質問：前年度から続いているアンケートなので、前年度の会長の名前でだしてもいいか？

回答：ＯＫです

各校の意見を集約、一旦預かり、多かった意見を要望書に追記する

（2）交通費について

会議に出た際の交通費；申請をすれば年度末にまとめて精算

質問：申請フォームはありますか？

回答：昨年度のがあります

前年度は各学童の最寄駅から中央文化センターまでの往復交通費×人数（最大２名）

今年度は三役会でまだ決定していない

・場所が中央文化センターじゃなくても、交通費は中央文化センター往復で統一

各校からの交通手段をこの場で確認しては？

→次回の会議で確認

質問支払方法は年度末でいいか？

回答：ＯＫです（前年度と同じ）

質問：三多摩会議への参加人数は？

回答：前年度に準ずる（前年度は参加した人分全員交通費支給されたようだが？要確認）

（3）会議室の開錠、退室について

《文化センター》

解錠は、受付に「府連協」と伝えて、鍵を借りて解錠します。解錠後は、すぐに鍵を受付に戻すようにしてください。託児で使用する部屋も同様です。

退室は、使用時間前までテーブルや椅子を戻し、電気を消して、受付へ声をかけます。

その際に、だいたいの人数の記載が必要となります。

基本的に借りている時間は17時半〜21時となります。

《プラッツ》

会場へ入る際は、予約金を支払ったレシート、または事前に受け取る施設利用券の提示が必要となります。事務局が使用開始時間に行くように致します。

また、託児に使用するミーティングスペースは、借りる際に用紙の記入が必要となります。

基本的に時間は、会議室18時〜22時 託児のミーティングスペースは18時〜21時半となります。

また、ミーティングスペースに関しては、文化センターでの和室を一部屋借りるというかたちではなく、スペース内をパーテーションで区切る程度であり、周りでの配慮が必要と思われます。詳しくはホームページを見ていただくとわかるかと思います。

その他、会場について不明な点があれば事務局の方にご連絡ください。

（４）配布物印刷について

外注化したいという提案：一般社団法人に知り合いがいる、障碍者の就労支援

印刷、仕分け、納品（配送）本宿小で受け取る

※各学童担当者自宅への配送も可能→個人情報の問題もあり可否は要検討

質問：折る作業は入っているのか？

回答：要確認

質問：学童に直送してほしい→市役所に許可がいる

オブザーバー：今年度は印刷物はそんなにないはず

会長：配送方法は要確認　予算の範囲内なので、外注化に決定

（5）新町小より紙配布不要について

すべてＷＥＢで閲覧できるようにしてほしい→フレンキョウニュースは今年度ＷＥＢだけ？要確認

質問；新町はどのようにデジタル化しているか？

回答：父母向けの資料はドロップボックスで閲覧

子供向けの印刷物は今まで通り配布

（6）三多摩フォーラムについて

ポスターは学童に掲示

各校何人参加するか？誰が参加するか？

個人では３０００円かかるところ、無料で参加できる

Ｇメールで申込書を配布→６/中旬締切

各校での参加者を募る→申込書に記載

前年度に参加者を聞いている→未定が多い

会費から参加費を出すので、去年の人数を参考に

質問：午前だけ、午後だけ参加しできるか？

回答：ＯＫ

ミニパンフ；指導員へ渡す

（7）Ｇｍａｉｌの管理と運営

<事務局より> 各学童の父母会長のメールアドレス登録が進んでいません。

本役員会にて未登録の会長宛に案内を配布。登録は遅くとも一週間以内。

連絡先：furenkyou2019@gmail.com

件名：父母会長、本文：所属学童名（小学校名）・氏名（フルネームふりがな）を記載の上、メールにてご連絡ください。

<Googleアカウントへのログインについて>

・現行状態では個人情報保護及び情報の管理保護の遂行が難しい。

・同時に多数の方がログイン又はアクセス(それらを失敗する事でも)する事により、Gmailからブロックされログイン出来なくなる現象が起こり運営に支障が出ている。

・Gmailは大多数での管理運営には向いておらず、導入時は人数を限定し、数人程度でのGmailを活用してきたようだが、現在2019年度は役員皆がログインできる状態になってしまっている為、パンクしている可能性がある。

・furenkyou2019@gmail.comのパスワード知っている人は、2018年度の役員もオブザーバーもしっている。新旧併せた人数になる（200人ほど）。

・今年度は100人近くのメールアドレスが登録されている。

会長：導入当初は４，５人しかアクセスしなかった（５年前）

2019年度はグーグルドライブを凍結したら？

なるべく情報共有はライングループなどを使う。

昨年度はドライブに議事録をいれてＨＰにＵＰしていたが、メールでもできる

※取り扱う個人情報の漏洩、データの滅失または毀損の防止、その他の個人情報の安全管理のため、Gmailログインやアクセスを制限し管理及び運営をすることに決定。

役員間での問い合わせや文書等の会長・三役認証はLINE、又はメールを使用し行う。

会長：事務局がいくつもアカウントを管理するのは大変。

Ｇメールアカウント凍結の告知を、今回議事録に記載とメールで関係者へ配信すること。

< 以下、2019年5月31日に関係者へアクセス制限のメール配信をした内容で上記以外を補足>

・一斉メール配信：全役員とオブザーバーへ情報共有する必要がある場合は、添付書類とメール配信本文の会長承認を受け、メール又はLINEにて事務局へ依頼する。

・府連協googleドライブへデータ保存：依頼の場合は件名や本文に「googleドライブへ保存依頼」と記してデータをメールに添付のうえ 事務局へ依頼する。 

・アドレスなどの個人情報は本人承諾なく載せない。

・パスワードの変更は2019年６月２日に行う。それ以降は2019年度のGoogleアカウントに一切ログイン、アクセス出来なくなる。

・Gmail、ドライブが見られない事により支障がある方は事務局迄問い合わせする。

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今後の予定：

◆第三回役員会

日時：2019年６月28日（金）19時～

場所：府中市市民活動センター　プラッツ　第6会議室

託児：ミーティングスペースD

◆第一回 会長・役員合同会

日時：2019年7月19日 （金）19時〜

　場所：住吉文化センター 講堂

　託児：和室

尚、会長・役員合同会は総会配布時の予定表(案)から日程が変更となっていますので、今一度ご確認のほどよろしくお願い致します。

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会長から

課題）最大値の半数位の参加数という現状（府連協）

実態調査、アンケート、それをもとに要望書を作成しているが、

アンケートの回答率：68％　府中全体の世帯数の３割くらい　要望書としての意味があるのか？

市で独自にアンケートもやる：フレンキョウでアンケートとる意味は？

フレンキョウとして実態を調査し、要望書をつくる必要は？

やめた学童とも連絡をとりたい；困ったことがあるかどうか知りたい

解決したことも共有したい

オブから

府中市のある保護者から、三多摩協へ意見

こわい指導員がいて、学童を嫌がっている。

他の学校に指導員がうつっても解決しない

どうしたらいいか？考えていきたい

以上